Hết hàng thì mất đơn, nhập thừa thì chôn vốn – đó là bài toán mà shop nào cũng gặp. Quản lý tồn kho shop online tốt giúp bạn luôn đủ hàng cho mã bán chạy, đồng thời giữ dòng tiền khoẻ. Bài viết chia sẻ các phương pháp đơn giản, dễ áp dụng cho shop nhỏ và vừa.
Vì sao shop online hay gặp vấn đề tồn kho?
- Bán trên nhiều kênh nhưng không đồng bộ số lượng, dẫn đến bán vượt tồn.
- Nhập hàng theo cảm tính, không dựa trên tốc độ bán.
- Không kiểm kê định kỳ nên số liệu trên phần mềm lệch với thực tế.
- Hàng đổi trả, hàng lỗi không được tách riêng.
1. Phân loại hàng hoá theo phương pháp ABC
Sắp xếp sản phẩm theo doanh thu đóng góp:
| Nhóm | Đặc điểm | Cách quản lý |
|---|---|---|
| A | Ít mã nhưng mang lại phần lớn doanh thu | Theo dõi hằng ngày, luôn có hàng dự phòng |
| B | Doanh thu trung bình | Theo dõi hằng tuần |
| C | Nhiều mã, doanh thu thấp | Nhập ít, cân nhắc ngừng kinh doanh |
2. Tính điểm đặt hàng lại
Công thức cơ bản: Điểm đặt hàng lại = Lượng bán trung bình/ngày × Thời gian chờ nhập hàng (ngày) + Tồn kho an toàn.
Ví dụ: bán trung bình 20 sản phẩm/ngày, nhà cung cấp giao sau 5 ngày, tồn an toàn 40 sản phẩm → khi tồn kho còn 140 sản phẩm thì cần đặt hàng mới.
3. Đồng bộ tồn kho đa kênh
Nếu bán cùng lúc trên website, sàn và mạng xã hội, hãy dùng phần mềm quản lý bán hàng có kết nối sàn để tự trừ tồn khi phát sinh đơn ở bất kỳ kênh nào. Đây là cách duy nhất để tránh tình trạng bán vượt số lượng thực có.
4. Kiểm kê định kỳ
- Hằng tuần: kiểm nhanh nhóm A.
- Hằng tháng: kiểm toàn bộ kho, đối chiếu với phần mềm.
- Ghi nhận chênh lệch và tìm nguyên nhân (đóng sai, thất lạc, nhập thiếu).
5. Sắp xếp kho khoa học
Đánh mã vị trí cho kệ, dán nhãn SKU rõ ràng, để hàng bán chạy ở vị trí dễ lấy nhất. Áp dụng nguyên tắc nhập trước – xuất trước (FIFO) với hàng có hạn sử dụng.
6. Xử lý hàng tồn lâu
- Gộp thành combo với sản phẩm bán chạy.
- Làm quà tặng cho đơn đạt ngưỡng.
- Chạy flash sale hoặc livestream xả hàng.
- Ngừng nhập lại các mã có vòng quay quá chậm.
Chỉ số tồn kho nên theo dõi
Vòng quay hàng tồn kho (giá vốn hàng bán ÷ tồn kho bình quân) cho biết hàng được bán ra nhanh hay chậm. Số ngày tồn kho cho biết lượng hàng hiện có đủ bán trong bao lâu. Hai chỉ số này nên nằm trong báo cáo tuần – xem thêm các chỉ số vận hành shop.
Câu hỏi thường gặp
Shop nhỏ có cần phần mềm quản lý kho?
Dưới vài chục đơn/ngày có thể dùng Google Sheets. Khi bán đa kênh hoặc nhiều mã hàng, phần mềm sẽ tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.
Tồn kho an toàn nên bao nhiêu?
Thường tương đương lượng bán của vài ngày, tuỳ độ ổn định của nhà cung cấp và mùa vụ.
Có nên nhập hàng số lượng lớn để được giá rẻ?
Chỉ nên làm với nhóm hàng A đã chứng minh bán đều. Với sản phẩm mới, hãy nhập ít để thử thị trường.
